অনেক সময় দেখা যায় যে আমরা প্রতিষ্ঠানের Procurement বিভাগে কাজ করে যাই। তবে, অনেক সময় দেখা যায় যে উর্দ্ধতন কর্মকর্তা অসন্তুষ্ট। এতে আমরাও উদ্বিগ্ন হয়ে পড়ি যে এত কাজ করার পরও কেন আমার প্রতি এত অসন্তুষ্ট।

সেজন্য, আপনার কাজ মূল্যায়ন করতে হবে। তখন, আপনি বুঝতে পারবেন যে কোথায় ভুল হচ্ছে। আপনি সেটা উন্নয়নে কাজ করবেন। ধীরে ধীরে আপনার প্রতি আপনার উর্দ্ধতন কর্মকর্তার সন্তুষ্টির মাত্রা বৃদ্ধি পাবে।

অন্যদিকে, আজ প্রতিনিয়ত নতুন নতুন প্রযুক্তি আসছে। এসব প্রযুক্তি ব্যবহার করলে কাজ অনেক সময় বেচে যায়।

আমরা এখানে আলোচনা করেছি যে Procurement সংক্রান্ত কার্যক্রম কিভাবে মূল্যায়ন করবেন ও কাজ সহজতর করতে কিভাবে প্রযুক্তির ব্যবহার বাড়াবেন।

Procurement মূল্যায়ন

আগে যেমন বলেছি যে আপনার Procurementএর কার্যক্রম মূল্যায়ন করতে হবে। আপনি এটি কিভাবে করতে পারেন তা নিম্নে আলোচনা করা হল:

• বিভিন্ন KPI মানদণ্ড ব্যবহার করা। যেমন: খরচ কমানো, উন্নত মানের পণ্য ক্রয় ইত্যাদি।
• আপনি কি রকম সমঝোতা করতে পারেন।
• KPI ব্যবসায়িক লক্ষ্যের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে।
• এটি পরিমাপ যোগ্য হতে হবে।
• এমন লক্ষ্য নির্ধারন করতে হবে যা বাস্তবায়ন করা যাবে।
• আপনার KPI অংশীদারের কাছে বোধগম্য হতে হবে।
• Leading এবং Lagging indicator থাকতে হবে।
• সকল কার্যক্রমের সাথে KPI এর ধারাবাহিকতা ধরে রাখতে হবে।
• আপনার কাজের সাথে এটি সামঞ্জস্যপূর্ণ থাকছে কিনা সেজন্য নিয়মিত মূল্যায়ন করতে হবে।
• এর কর্মক্ষমতা ও ফলাফল সর্বদা এর সাথে জড়িত সবাইকে জানাতে হবে।
• এর ফলাফল ব্যবহার করে নিয়মিত Procurementএর গুণগত মান উন্নত করতে হবে।
• নিয়মিত অংশীদারের কাছে থেকে মতামত গ্রহণ করতে হবে।

Procurement মূল্যায়নের মানদন্ড

আপনি যে Procurement এ ভালোভাবে কাজ করছেন সেটা পরিমাপ করতে হলে কোন একটি মানদন্ড ব্যবহার করে পরিমাপ করতে হবে। আপনি কিভাবে এটি পরিমাপ করতে পারেন তা নিম্নে আলোচনা করা হল:

• বিভিন্ন তথ্য-উপাত্ত ব্যবহার করতে পারেন।
• এটি উন্নত করার জায়গা ও খরচ কমানোর সুযোগ বুঝতে সাহাজ্য করে।
• Spend analytics সরবরাহকারী কাজ ঠিকমত করছে কিনা বা খারাপ করছে কিনা ও কোথায় খরচ কমানো যায় তা বুঝতে সাহাজ্য করে।
• তথ্য-উপাত্ত বোধগম্য ভাবে প্রদর্শন করার জন্য বিভিন্ন Data visualization software ব্যবহার করা যেতে পারে।
• চাহিদার পূর্বাভাস পেতে Predictive analytics ব্যবহার করা যেতে পারে।
• নিয়মিত বিভিন্ন Procurement data পর্যবেক্ষণ ও বিশ্লেষণ করতে হবে।

অংশীদারকে কাজ সম্পর্কে জানানো

এখন আপনি বিভিন্ন তথ্য-উপাত্ত বিশ্লেষণ করে কাজ করছেন। তবে, এটি আপনার সাথে যারা কাজ করছে তাদের জানাতে হবে। এটি কেন জানানো উচিত ও কিভাবে জানাবেন তা নিম্নে আলোচনা করা হল:

• Procurement performance অন্যদেরকে জানালে কাজে স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা বজায় থাকে।
• আপনি যে যে KPI ব্যবহার করছেন তা জানাতে পারেন।
• বিভিন্ন তথ্য-উপাত্ত আপনার অংশীদারকে নিয়মিত জানাতে হবে।
• তাদেরকে বিভিন্ন তথ্য জানানোর জন্য বিভিন্ন Data visualization tool ব্যবহার করতে পারেন।
• Procurement performance প্রতিবেদনে পরিমাপযোগ্য ও গুণগত তথ্য রাখতে হবে।

Procurement প্রযুক্তি 

আজকের যুগ হচ্ছে প্রযুক্তির যুগ। মানুষ প্রতিনীয়ত তার দৈনন্দিন জীবনে প্রযুক্তি ব্যবহার করছে। Procurementও এথেকে বঞ্চিত নয়।

Procurement এর কাজ সহজতর করার জন্য বিভিন্ন প্রযুক্তি ব্যবহার করা হচ্ছে। যেমন:

• Blockchain technology
• Robotic Process Automation.
• Artificial Intelligence
• IOT
• Cloud Based Procurement
• VR and AR

প্রযুক্তির সুবিধা

প্রযুক্তির অনেক সুবিধা আছে। এটি অনেক সময় ও শ্রম বাচিয়ে দেয়। নিম্নে এর কিছু সুবিধা উল্লেখ করা হল:

• প্রযুক্তি কাজের গুণগত মান বাড়িয়ে দেয় ও অনেক কায়িক শ্রম বাচিয়ে দেয়।
• এটি সর্বরাহকারীর Performance measure, খরচ কমানো ও ঝুকি ব্যবস্থাপনা আরও সহজ করে দেয়।
• বিভিন্ন প্রযুক্তি যেমন: ব্লগচেইন নিরাপদ যোগাযোগে সহায়তা করে।
• এটি স্বচ্ছ সরবরাহ ব্যবস্থাপনা পরিচালনা করতে সহায়তা করে।
• রোবট ও বিভিন্ন Automation ব্যবহার করলে যে কাজ সবসময় করতে হয় সেরকম কাজ কমে যায়।
• ফলে, অন্যান্য কৌশলি ও সৃজনশীল কাজে মনোযোগী হওয়া যায়।
• ভার্চুয়াল ও অগমেন্টেড রিয়্যালিটি Procurement প্রশিক্ষণ ব্যবস্থাকে উন্নত করে।
• এটি সরবরাহকারীর সাথে সম্পর্ক উন্নয়নে সাহাজ্য করতে পারে।

প্রযুক্তির অসুবিধা

প্রযুক্তির সুবিধার পাশাপাশি কিছু অসুবিধাও আছে। যেমন:

• অতি প্রযুক্তি নির্ভরতা মানুষের কার্যক্ষমতা ও চিন্তাশক্তি কমিয়ে দিতে পারে।
• প্রাথমিক প্রযুক্তি স্থাপনসংক্রান্ত কার্যক্রম ব্যয় বাড়িয়ে দিতে পারে।
• সাইবার আক্রমণের মাধ্যমে তথ্য ফাস হওয়ার সম্ভাবনা থাকে।
• অনেক সময় বিভিন্ন কর্মচারী প্রযুক্তির সাথে খাপ খেতে পারে না।
• অনেক সময় বিভিন্ন সফটওয়ারের Incompatibilityর জন্য কাজের গুণগত মান কমে যায় ও সময় বেশি লাগে।

কিভাবে প্রতিষ্ঠানের Procurement কাজে প্রযুক্তি ব্যবহার করবেন?

প্রযুক্তি আপনার প্রতিষ্ঠানের কাজের সাথে সংযুক্ত করতে হলে কিছু কৌশল অবলম্বন করতে হবে। নিম্নে কিছু কৌশল সম্পর্কে আলোচনা করা হল:

• প্রথমে, আপনাকে নির্ধারন করতে হবে যে আপনার Procurement এর কর্ম পদ্ধতি কেমন ও কোন কাজে প্রযুক্তি ব্যবহার করা যেতে পারে।
• প্রয়োজনে কর্ম পদ্ধতি উন্নত করতে হবে যাতে প্রযুক্তি ব্যবহার করা যায়।
• এর পাশাপাশি আপনি যেভাবে কাজ করছেন সে কর্মপদ্ধতি বিশ্লেষণ করে দেখতে হবে যে এখানে প্রযুক্তি ব্যবহার করে কর্মপদ্ধতি উন্নত করা যায় কিনা।
• প্রযুক্তি প্রতিস্থাপন করতে চাইলে পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ করতে হবে।
• প্রযুক্তি আপনার প্রতিষ্ঠানের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ কিনা বা এটি কোন চাহিদা পূরণ করবে কিনা তা কোন অভিজ্ঞ ব্যক্তির সাথে আলোচনা করে জেনে নিতে হবে।
• প্রযুক্তির সাথে সংশ্লিষ্ট সকল কর্মচারীকে প্রশিক্ষণ প্রদান করতে হবে।
• প্রযুক্তির ব্যবহার নিবিড় পর্যবেক্ষণ করতে হবে।
• নিয়মিত এই প্রযুক্তিকে অথবা এর ব্যবহার উন্নত ও মূল্যায়ন করতে হবে।

আশা করি, আমাদের আজকের ব্লগ আপনার ভালো  লেগেছে। আমাদের পরবর্তী ব্লগ পেতে Newsletter subscribe করুন। এর পাশাপাশি আমাদের ওয়েবসাইট mawbiz.com.bdএর ব্লগ সেকশনে নজর রাখতে পারেন।

Imon Chandra Banik কে আন্তরিক ধন্যবাদ।