একটি প্রকল্পে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত বিভিন্ন কাজ করতে হয়। যেমন: পরিকল্পনা প্রণয়ন করা, সেটাকে বাস্তবায়ন করা ইত্যাদি।

ঠিক তেমনি এটিকে Monitor করতে হয়। আর, এটি তখনই সফল হয় যখন এটাকে Close করে হস্তান্তর করা যায়।

আমরা এখানে আলোচনা করেছি যে কিভাবে একটি প্রকল্পকে Monitor ও সফলতার সাথে Close করা যায়।

প্রকল্প Monitor করার প্রকারভেদ

Monitoring একটা প্রকল্পের গুরুত্বপূর্ণ অংশ। এটি দুইভাবে করা যেতে পারে। যেমন:

1. In person monitoring: সাধারনত কোন স্থানে গিয়ে সরেজমিনে দেখা হয় যে প্রকল্পের অগ্রগতি কতটুকু হয়েছে। তাছাড়া, প্রকল্পের গতি দ্রুত করার জন্য কি করণীয় সে সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা হয়।
2. Desk level monitoring: Desk level monitoring এ দেখা হয় যে পরিকল্পনার সাথে প্রকল্পের বর্তমান অবস্থার কি পার্থক্য আছে। তাছাড়া, অফিসের কর্মচারীদের কার্যক্রম তত্ত্বাবধায়ন করা হয়।

কিভাবে Monitor করা হয়?

যে কোন Project নিয়মিত Monitor করা উচিত। তা না হলে এমন হতে পারে যে বাজেটের চেয়ে বেশি অর্থ খরচ হয়ে যাবে অথবা নির্ধারিত সময়ের চেয়ে কাজটি শেষ করতে বেশি সময় লাগবে। আমরা নিম্নরূপ উপায়ে নিয়মিত প্রকল্প তত্ত্বাবধায়ন করতে পারি:

• আগে থেকে প্রকল্পের লক্ষ্য সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা থাকতে হবে।
• নির্দিষ্ট সময় অন্তর সরেজমিনে গিয়ে অথবা কর্মীদের কাছে তাদের কাজের অগ্রগতি জানতে হবে।
• যদি কর্মীদের কাছে থেকে তথ্য সংগ্রহ করতে হয় তাহলে আগে থেকে নির্ধারণ করতে হবে যে কিভাবে তথ্য সংগ্রহ করা হবে।
• সে অনুযায়ী নিয়মিত তথ্য সংগ্রহ করতে হবে।
• যদি কাজে কোন পরিবর্তন আনতে হয় তাহলে তার যথার্থতা নিরূপণ করতে হবে।
• যদি কর্মীদের ভুলের কারণে কোন কাজে বিলম্ব ঘটে অথবা খরচ বেড়ে যায় তা সংশোধনে দ্রুত পদক্ষেপ গ্রহণ করতে হবে।
• যদি বহিরাগত কারণ যেমন: যুদ্ধ, দ্রব্যমূল্যের বৃদ্ধি ইত্যাদি কারণে খরচ বেড়ে যায় তাহলে তা উর্দ্ধতন কর্মকর্তা অথবা অর্থ সংশ্লিষ্ঠ ব্যক্তি অথবা বিভাগকে জানাতে হবে।
• যদি কোন পরিবর্তন কাজটি দ্রুত সম্পন্ন করতে সাহাজ্য করে তাহলে কাজে সে পরিবর্তন নিয়ে আসতে হবে।

Project Closing

এখন আসি Project closing নিয়ে আলোচনায়। কাজ শেষ করে আনুষ্ঠানিকভাবে শেষ করতে হয়। সুবিধাভোগীর কাছে হস্তান্তর করতে হয়। আমরা কাজ শেষ করে নিম্নরূপ উপায়ে হস্তান্তর করতে পারি:

• কাজ শেষ করে সবকিছু গুছিয়ে আনতে হবে।
• সকল ধরনের লেনদেন সম্পন্ন করতে হবে।
• কাজের বিস্তারিত বিবরণ নথিভুক্ত করতে হবে।
• কাজে নিযুক্ত দলের Performance মূল্যায়ন করতে হবে।
• সে মূল্যায়ন নথিভুক্ত করতে হবে।
• Project থেকে প্রাপ্ত অভিজ্ঞতা থেকে জ্ঞান লাভ করা।
• উক্ত প্রকল্পে যে ভুল হয়েছে তা পরবর্তী প্রকল্পে এড়িয়ে যেতে হবে।

Project Closure এর প্রকারভেদ

Project পাঁচ ভাবে শেষ হতে পারে। যথা:

1. Normal Closure: প্রকল্প যেভাবে শেষ করার পরিকল্পনা করা হয়েছিল সেভাবে শেষ হয়েছে।
2. Premature Closure: প্রকল্পের পরিকল্পনা অনুযায়ী লক্ষ্য অর্জনের আগে সমাপ্ত ও ব্যবহারযোগ্য বলে ঘোষণা করা হয়। এটি আর্থিক সংকট, পরিকল্পনায় ত্রুটি ইত্যাদি কারণে হয়ে থাকে।
3. Perpetual Project Closure: যে প্রকল্প নির্ধারিত সময়ে শেষ হয় না। বরং, এটি একটি দীর্ঘ সময় ধরে চলতে থাকে। কাজের মাঝে কিছু অংশ সমাপ্ত বলে ঘোষণা করে আবার বাকি অংশ নিয়ে কাজ করে। আবার, অনেক সময় একটা অবস্থায় গিয়ে প্রকল্পটিকে Failed project বলে ঘোষণা করা হয়।
4. Failed Project: যে প্রকল্প তার লক্ষ্যে পৌছাতে পারে না তাকে ব্যর্থ প্রকল্প বা Failed project বলা হয়।
5. Change in Priorities: অনেক সময় কাজ করতে গিয়ে মনে হয় যে কাজটি যেখানে করা হচ্ছে সেটি সেখানে দরকার নেই। বরং, অন্য কোথাও করলে ভাল হত। আবার, অনেক সময় প্রকল্পটি সাময়িক সময়ের জন্য বন্ধ করে অন্য প্রকল্পে মনযোগ নিবদ্ধ করা হয়। একে Change in Priorities বলা হয়। যদি কাজটি অন্য কোথাও স্থানান্তর করা হয় তাহলে আনুষ্ঠানিকভাবে Close করে অন্য জায়গায় শুরু করা হয়।

প্রকল্প সমাপ্ত বলে ঘোষণা করার জন্য করণীয়

যদি প্রকল্প ব্যবস্থাপক কোন প্রকল্পকে সমাপ্ত বলে গোসনা করতে চান তাহলে তাকে কিছু বিষয় বিবেচনা করতে হয়। যেমন:

• প্রকল্প শেষ করতে হলে কি কাজ করতে হবে?
• কে করবে?
• কখন শুরু ও শেষ করলে শেষ করা যাবে?
• কিভাবে শেষ করে হস্তান্তর করা হবে?

প্রকল্প সমাপনী প্রতিবেদন

প্রকল্প শেষ হলে Project managerকে একটি প্রতিবেদন জমা দিতে হয়। সে প্রতিবেদনে কি কি থাকবে তা নিম্নে উল্লেখ করা হল:

• সম্পূর্ণ কাজের সংক্ষিপ্ত বিবরণ লিখতে হবে।
• যে সময়ে সম্পন্ন করার কথা ছিল তখন শেষ হয়েছিল নাকি আগে পরে শেষ হয়েছে তা উল্লেখ করতে হবে।
• যে গুণ নিশ্চিত করার কথা ছিল সে গুণ নিশ্চিত হয়েছে কিনা তা উল্লেখ করতে হবে।
• Review analysis করতে হবে।
• পরিকল্পনা, সম্পদ, শ্রম, অর্থ, বাজেট, পরিকল্পনার কতটুকু বাস্তবে প্রয়োগ করা গেছে, কি কি সমস্যা হয়েছিল ও কিভাবে সমাধান করা হয়েছিল ইত্যাদি উল্লেখ করতে হবে।
• বিভিন্ন পরামর্শ সুপারিশ করা।
• আপনি কি শিখেছেন অথবা আরও কিভাবে উন্নতি করা যায় তা উল্লেখ করতে হবে।
• বিভিন্ন তথ্য যেমন: কি কি যন্ত্রপাতি ব্যবহার করেছেন, কতজন শ্রমিক ছিল ইত্যাদি বিভিন্ন প্রয়োজনীয় তথ্য দিতে পারেন।

আশা করি, আমাদের আজকের ব্লগ আপনাদের ভাল লেগেছে। আমাদের পরবর্তী ব্লগ পেতে Newsletter subscribe করতে পারেন। এর পাশাপাশি mawbiz.com.bdএর BizHub সেকশনে নজর রাখার অনুরোধ করা হল।

Md. Farhan Shahriar কে আন্তরিক ধন্যবাদ!