একটি Store পরিচালনা করতে গিয়ে অনেকে অনেক সমস্যার মুখোমুখি হন। কিন্তু, সে সম্পর্কে জানার জন্য অনেকে ভাল কোন শিক্ষা উপকরন পান না। আপনি নতুন হন কিংবা পুরাতন আজকের ব্লগ থেকে জানতে পারবেন কিভাবে একটি Store সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা করতে পারবেন।

Store কি?

Store হচ্ছে যেখানে কোন কিছু সঠিক প্রক্রিয়া মেনে বিভিন্ন জিনিস সংরক্ষণ এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। যদি আমি Safety measure maintain না করি তাহলে অনেক কিছু হারিয়ে যেতে পারে বা নষ্ট হয়ে যেতে পারে। তাই, Store এ Proper safety maintain করে জিনিসপত্র রাখা হয়।

Store and warehouse এর মধ্যে পার্থক্য

একটি ফ্যাক্টরিতে Store and warehouse থাকতে পারে। Warehouse এ বিভিন্ন জিনিসপত্র রাখা হলেও এটা সবসময় উৎপাদনের কার্যক্রমের সাথে জড়িত থাকে না। অন্যদিকে, Store সবসময় উৎপাদন প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত থাকে।

Store পরিচালনা

একটি Store এর নানা কাজ আছে। এগুলো তিন ভাগে বিভক্ত। যথা:

1. Receive
2. Issue
3. Storage

Receive

বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন পন্থায় পণ্য গ্রহণ করে। একটি প্রতিষ্ঠান নানা রকম পণ্য গ্রহণ করতে পারে। যেমন:

• Local product
• LC product
• Civil product

Local Product

Local product আসার পর চালান দেখতে হয়। চালানের মধ্যে দেখতে হবে যে PO, PR and Work Order আছে কিনা।

অনেক সময় এমন পণ্য নিয়ে কাজ করতে হয় যেসব পণ্যের একটি নিদিষ্ট মেয়াদকাল থাকে। মেয়াদ শেষ হয়ে গেলে সেটি অব্যবহার যোগ্য হয়ে যায়। সেসব পণ্য গ্রহণ করার আগে মেয়াদকাল দেখে নিতে হবে।

পণ্য গ্রহণ করার আগে দেখতে হবে পণ্যে কোন ত্রুটি আছে কিনা। ত্রুটিযুক্ত পণ্য গ্রহণ করা যাবে না। গ্রহণ করার আগে এবং পরে ছবি তুলে রাখতে হবে যাতে কেউ বলতে না পারে যে Store এ কর্মরত ব্যক্তির কারণে কোন পণ্য নষ্ট হয়েছে।

ইলেকট্রনিক পণ্য গ্রহণ করলে Guarantee or Warranty Card আছে কিনা দেখে নিতে হবে। তা না হলে সেটা নেয়া যাবে না।

পণ্য গ্রহণ করার সময় ভ্যাট চালান দেখে নিতে হবে। তা না হলে অনেক সময় সরকারী কর অধিদপ্তর অডিট করার সময় এসব কাগজপত্র ঠিকমত না পেলে Store কতৃপক্ষকে বিপদে পড়তে হতে পারে।

অনেক সময় বিভিন্ন পণ্যের গুণগত মান যাচাই করতে হয়। সেজন্য বিভিন্ন টেস্ট করা হয়। পরবর্তীতে, সেই টেস্ট সংক্রান্ত সার্টিফিকেট দেয়া হয়। পণ্য গ্রহণ করার সময় এই সার্টিফিকেটসহ গ্রহণ করতে হবে।

পণ্য গ্রহণ করার সময় যদি সম্ভব হয় তাহলে অবশ্যই চালানের সাথে মিলিয়ে গুণে দেখতে হবে। কোন অসামঞ্জস্য দেখা গেলে উর্ধতন কর্মকর্তাকে জানাতে হবে। ভারি পণ্য হলে ওজন মেপে দেখতে হবে।

LC Product

এখন আসি LC product কিভাবে receive করতে হবে। সাধারনত, এসব পণ্য কন্টেইনারে আসে। মাল আসার পর চালানের সাথে লক নম্বর মিলিয়ে দেখতে হবে। যদি লক অক্ষত না থাকে তাহলে বুঝতে হবে যে লক ভেঙে পণ্য চুরি করার চেষ্টা করা হয়েছে।

যদি সবকিছু ঠিকঠাক থাকে তাহলে লক কাটতে হবে। লক কাটার সময় পণ্য সংশ্লিষ্ট Department এর কর্মকর্তা এবং নিরাপত্তা বিভাগের কর্মকর্তাকে সাথে রাখতে হবে। লক কাটার সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া ছবি উঠিয়ে অথবা ভিডিও করে রাখা উত্তম। তাহলে, পণ্যে ত্রুটি থাকলে Store বিপদে পড়বে না।

পণ্য খোলার সাথে সাথে নামানো যাবে না। আগে পণ্য যাচাই প্রক্রিয়ার সাথে যারা জড়িত তারা যাচাই করবে। তারা যাচাই করার পর নামানোর ইতিবাচক সংকেত দিলে তারপর নামাতে হবে। তাছাড়া, পণ্য আসার পর অবশ্যই পণ্যের ছবি তুলে ক্রেতাকে পাঠাতে হবে।

Civil Product

ঠিক একইভাবে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান বিভিন্নভাবে Civil product গ্রহণ করে। কেউ ওজন দেখে নেয়। আবার, অনেকে safety measurement ensure করে নেয়।

যদি এমন পণ্য থাকে যেটির গুণগত মান কোন কারণে যাচাই করা হয় নাই তাহলে সে পণ্য আলাদা কোন জায়গায় রাখতে হবে যাতে কেউ ব্যবহার না করে। পণ্য যাচাই করার পর ব্যবহার করা যাবে।

Storeএ পণ্যসমূহের মধ্যে যেসব পণ্য আগে এসেছে অথবা আগে মেয়াদ শেষ হয়ে যাবে সেগুলি আগে রাখতে হবে। পরে, অন্য পণ্য রাখতে হবে।

প্রত্যেকটি পণ্য রাখার একটি নির্দিষ্ট জায়গা আছে। সে জায়গায় পণ্য রাখতে হবে। এক জায়গার পণ্য অন্য জায়গায় রাখা যাবে না। তাহলে, পণ্য সঠিক সময়ে খুজে পাওয়া যাবে না।

পণ্য গ্রহণ করার পর এর বিস্তারিত বিবরণী যেমন: কবে এসেছে, কয়টি এসেছে ইত্যাদির বিবরণী লিখে রাখতে হবে। আজকাল এ কাজের জন্য বিভিন্ন সফটওয়ার ব্যবহার করা হয়।

Issue

এবার আসি Issue বিষয়ে। অনেকে Intent paper ছাড়া মাল নিতে আসে। এভাবে পণ্য দেয়া যাবে না।

SR অথবা Intent paper দেখে যিনি মাল নিতে আসবে তার বিবরণ লিখে পণ্য দিতে হবে। পরে, সেই বিবরণী Documentation করতে হবে। Documentation বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান বিভিন্ন ভাবে করে। অনেকে ERP software ব্যবহার করে এই কাজ করা যায়।

Store Properly

পণ্য শুধু গ্রহণ এবং ইস্যু করলেই হবে না, সঠিকভাবে সংরক্ষণ এবং রক্ষণাবেক্ষণ করতে হবে। যেমন:

• পণ্য যাতে নিদিষ্ট জায়গায় রাখা হয় যাতে সহজে খুজে পাওয়া যায়
• পণ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা
• পণ্য সম্পর্কে নিয়মিত উর্ধতন কর্মকর্তাকে জানান
• পণ্য সংকটের কারণে যাতে পণ্য উৎপাদন এবং বিক্রয় বন্ধ না হয় সেটা নিশ্চিত করা
• ধারণক্ষমতা অনুযায়ী পণ্য সংরক্ষণ করা
• পণ্য যাতে নষ্ট বা চুরি না হয়ে যায় সে ব্যাপারে খেয়াল রাখা
• Store এর ত্রুটি রোধ এবং দ্রুত মেরামত করা
• Store এর কর্মকর্তাগণের কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ করা
• পণ্য সম্পর্কে দ্রুত তথ্য প্রদান করার জন্য বিভিন্ন ব্যবস্থা গ্রহণ করা
• নিয়মিত পণ্য গননা করা

পণ্য গননা

পণ্য গ্রহণ এবং ইস্যু করার পর নিয়মিত গননা করে দেখতে হয় যে সকল পণ্য রেকর্ড অনুযায়ী সুরক্ষিত আছে কিনা। কোন পণ্য হারিয়ে বা চুরি হয়ে গেছে কিনা ইত্যাদি সহজে নিশ্চিত করা যায়। একটি প্রতিষ্ঠানে তিন ভাগে মাল গননা করা যায়। যথা:

• Periodic Inventory System: একটি নির্দিষ্ট অর্থ বর্ষে কোন প্রতিষ্ঠানের সকল পণ্য গননা করা হচ্ছে Periodical Inventory System.
• Perpetual Inventory System: প্রতি মাসে, সপ্তাহে, পনের দিন পর পর, দুই মাস পর অথবা চার মাস পর গননা করা হচ্ছে Perpetual Inventory System.
• Continuous Stock Verification or Cycle Counting: প্রতিদিন দিন শেষে গণনা করা হচ্ছে Continuous Stock Verification or Cycle Counting.

পণ্য সংকট

Store এ বিভিন্ন সময় বিভিন্ন কারণে পণ্যের সংকট দেখা দিতে পারে। যেমন:

• Normal loss: চুরি, সঠিক ব্যবস্থাপনার অভাব, যথাযথভাবে রেকর্ড না রাখা, নিদিষ্ট জায়গায় না রাখা, Wrong ERP entry ইত্যাদি।
• abnormal loss: পণ্য বাষ্পীভবন হয়ে উড়ে যাওয়া, দুর্ঘটনা, আগুন লেগে যাওয়া ইত্যাদি।

পণ্য সংকট রোধ করা

পণ্য সংকট রোধ করার জন্য পর্যাপ্ত ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে। যেমন:

• কর্মকর্তাকে পর্যাপ্ত প্রশিক্ষণ দিতে হবে
• নির্দিষ্ট জায়গায় সংরক্ষণ করা
• যাতে কেউ চুরি করতে না পারে সেজন্য তদারকি করা
• Softwareএ Entry করার সময় তাড়াহুড়া না করে ধীরে সুস্থে Entry করা
• অগ্নি নির্বাপন ব্যবস্থা রাখা
• কোন পণ্যের ঢাকনা অথবা প্যাকেট নষ্ট হয়ে গেলে পরিবর্তন করা

আশা করছি, এখন যে কেউ সুষ্ঠুভাবে Store পরিচালনা করতে পারবেন। আমাদের পরবর্তী ব্লগ পেতে Newsletter Subscribe করতে পারেন।

Md. Hafijur Rahman কে আন্তরিক ধন্যবাদ!