একটি প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন যন্ত্রপাতি ও সরঞ্জাম কিনতে হয়। এটি যে কেউ যেমন তেমন করে করতে গেলে বিশৃঙ্খলা দেখা দেয়। তাই, Procurement নামে একটি দল গঠন করা হয় যাদের মূল কাজ হচ্ছে যন্ত্রপাতি ও সরঞ্জাম সংগ্রহ ও রক্ষণাবেক্ষণ করা।

আপনারা আজকের এই ব্লগে Procurement কি ও কিভাবে এই বিভাগ শৃংখলার সাথে কাজ সম্পন্ন করে।

Procurement কি?

কোন প্রতিষ্ঠান তার প্রয়োজন অনুযায়ী যখন অন্য প্রতিষ্ঠান থেকে কোন কিছু কিনতে অথবা অর্জন করতে চায় তার প্রক্রিয়াকে Procurement বলে। এটি একটি প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ কার্যক্রম। প্রত্যেকটি প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন সরঞ্জাম কিনতে হয়। এটি সঠিকভাবে করতে পারলে প্রতিষ্ঠান লাভবান হয়।

Procurement এর সময় যে চার বিষয় লক্ষ রাখতে হয়

একটি প্রতিষ্ঠানে Procurement এর সময় চারটি বিষয় লক্ষ্য রাখতে হয়। যথা:

১. কম খরচে পণ্য কেনা

২. পণ্যের গুণগত মান নিশ্চিত করা

৩. ঝুকি এড়িয়ে যাওয়া

৪। প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা লাভ

পণ্য গ্রহণ করার প্রক্রিয়া

পণ্য বা সেবা গ্রহণ করার কিছু প্রক্রিয়া আছে। তা নিম্নে উল্লেখ করা হল:

• প্রয়োজনীয়তা চিহ্নিত করা
• Specification নির্দিষ্ট করা
• বিভিন্ন উৎস তুলনা করে উত্তম উৎস নির্ধারন করা
• সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠানের সাথে চুক্তি সম্পাদন করা
• পণ্যের বিস্তারিত বিবরণী প্রদান করে পণ্য সরবরাহ করতে আদেশ প্রদান করা
• পণ্য যাচাই করা
• অর্থ প্রদান করা

Procurement করার কৌশল

Procurement শুধু করতে জানলে হবে না। ভালোভাবে কিভাবে করা যায় সেটা জানতে হবে। যেমন:

• প্রযুক্তির ব্যবহার বাড়াতে হবে।
• টেকসই পণ্য নির্বাচন করতে হবে।
• প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের সাথে কাজ করার মানসিকতা থাকতে হবে।
• ঝুকি এড়িয়ে চলতে হবে।
• তথ্য সঠিকভাবে সংরক্ষণ ও রক্ষণাবেক্ষণ করতে হবে।
• Outsourcing সম্পর্কে ধারণা থাকতে হবে।
• দক্ষ শ্রমিক উৎপাদন করতে হবে।

Procurement নীতিমালা তৈরি করা

Procurement নীতিমালা তৈরি করতে গেলে লক্ষ্য নির্ধারণ করতে হবে। আপনারা নিম্নলিখিত উপায়ে এটি করতে পারেন:

• প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য অর্জনের সহায়ক লক্ষ্য নির্ধারন করতে হবে।
• দলের অন্যদের সে সম্পর্কে সচেতন থাকতে হবে।
• Smart লক্ষ্য নির্ধারণ করতে হবে।
• খরচ কমানোর জন্য লক্ষ্য নির্ধারণ করতে হবে।
• সর্বরহকারীর সাথে কিভাবে সম্পর্ক উন্নত করা যায় তা বিবেচনা করতে হবে।
• কিভাবে ঝুকি এড়িয়ে টেকসই পণ্য ও সেবা নিশ্চিত করা যায় তা বিবেচনা করতে হবে।
• সৃজনশীল চিন্তা ভাবনা করতে হবে।
• প্রতিষ্ঠানের চাহিদা বুঝতে হবে।
• এখন বাজারে কি প্রচলিত ও সমাদৃত সে সম্পর্কে ধারণা থাকতে হবে।
• আপনার লক্ষ্যের সাথে ব্যবসার লক্ষ্যের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে।
• আপনি যে লক্ষ্য নির্ধারন করবেন সেটা প্রতিষ্ঠান ও সর্বরহকারীর সক্ষমতা অনুযায়ী নির্ধারন করতে হবে।

Procurement সক্ষমতা যাচাই

আপনি যে শিল্পে কাজ করতে চান সে শিল্পের Procurement সক্ষমতা যাচাই করতে হয়। তা না হলে পরে কাজ করতে অসুবিধা হতে পারে। আপনি নিম্নলিখিত পন্থায় আপনার Procurement সক্ষমতা যাচাই করতে পারেন:

•  আপনি যে শিল্পে আছেন এ শিল্পে সরবরাহকারী কি পরিমাণ আছে তা যাচাই করুন।
• তাদের যোগাযোগ ব্যবস্থা সম্পর্কে ধারণা নিন।
• কি পরিমাণ ঝুকি থাকতে পারে সে সম্পর্কে ধারণা নিন।
• যারা আপনার Procurement প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত তাদের ইন্টারভিউ নিন।
• এতে আপনি আপনার Procurement strength ও Weakness জানতে পারবেন।
• কোথাও কোন ভুল হচ্ছে কিনা তা সনাক্ত করার চেষ্টা করুন।
• পরিকল্পনা প্রণয়ন করতে হবে।
• নিয়মিত তত্ত্বাবধায়ন ও পরিকল্পনা মূল্যায়ন করতে হবে।
• পরিকল্পনা প্রণয়ন করার সময় সম্ভাব্য ঝুকি সম্পর্কে ওয়াকিবহাল হয়ে পরিকল্পনা করতে হবে।
• প্রতিটি পদক্ষেপে পরিকল্পনা কেমন কাজ করছে সে অনুযায়ী প্রতিবেদন তৈরি করা।

সরবরাহকারীর সক্ষমতা মূল্যায়ন

আপনি যাদের সাথে কাজ করতে চাচ্ছেন তাদের পণ্য সরবরাহ করার সক্ষমতা থাকতে হবে। তা না হলে আপনি যথা সময়ে পণ্য চাহিদা অনুযায়ী পাবেন না। নিম্নলিখিত উপায়ে তাদের সক্ষমতা মূল্যায়ন করতে পারেন:

• সরবরাহকারীর সক্ষমতা সম্পর্কে ধারণা নিন।
• তাদের আচার-আচরণ বিশ্লেষণ করতে হবে।
• যোগাযোগ ব্যবস্থা বিশ্লেষণ করতে হবে।
• কাজে নিয়মিত উন্নতি নিয়ে আসার চেষ্টা করতে হবে।
• প্রযুক্তি ব্যবহারে দক্ষ হতে হবে।

সরবরাহকারী নির্বাচন করার প্রক্রিয়া

আমরা কোন প্রতিষ্ঠান থেকে পণ্য কিনব তা নির্ধারন করার কিছু পদ্ধতিগত প্রক্রিয়া আছে। যেমন:

• সম্ভাব্য সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠান সনাক্ত ও নির্দিষ্ট করা।
• তাদের তথ্য সংগ্রহ করতে হবে।
• তথ্য যাচাই করতে হবে।
• সম্ভাব্য ঝুকি মূল্যায়ন করতে হবে।
• চুক্তি সম্পাদন করা।
• নিয়মিত সম্পর্ক উন্নয়নে সচেষ্ট থাকতে হবে।

যোগানদাতা নির্ধারণের মানদন্ড

আমরা যোগানদাতা নির্বাচনের ক্ষেত্রে কিছু মানদন্ড নির্ধারণ করতে পারি। তবে, এই মানদন্ড সম্পূর্ণ নিরপেক্ষ হতে হবে। কারও পক্ষপাতিত্ব করা যাবে না। আপনি যে নির্ণায়ক অনুসরণ করতে পারেন তার কিছু নমুনা নিম্নে উল্লেখ করা হল:

• গুণগত মান
• মূল্য
• সরবরাহ সময়
• ঠিকানা
• আর্থিক অবস্থা

কিছু প্রতিষ্ঠান নির্বাচন করে সেটাকে নম্বর দেয়া যেতে পারে। যেমন: প্রথম প্রতিষ্ঠান ১০/১০, দ্বিতীয় প্রতিষ্ঠান ৭/১০ ইত্যাদি।

যে প্রতিষ্ঠান সবচেয়ে বেশি নির্ণয়কে উত্তীর্ণ হল, তার কাছে থেকে বেশিরভাগ সময় পণ্য নিতে হবে। তার কাছে না থাকলে অথবা তাকে পাওয়া না গেলে পরের প্রতিষ্ঠান থেকে নেয়া যেতে পারে।

যখন প্রতিষ্ঠান নির্বাচন করা হবে, তখন আপনার প্রতিষ্ঠানের সকল বিভাগের কর্মকর্তাকে সাথে নিয়ে নির্বাচন করতে হবে। তাহলে, নিরপেক্ষ মূল্যায়নের মাধ্যমে সবচেয়ে উত্তম প্রতিষ্ঠান নির্বাচন করতে পারবেন।

একটি প্রতিষ্ঠান নির্বাচন করার পর চোখ বুজে সবসময় তার সাথে কাজ করা যাবে না। নিয়মিত মূল্যায়ন করতে হবে যে তারা আপনার নির্ধারিত মানদন্ড মেনে কাজ করছে কিনা। তা না হলে তারা কোন ভুল করলে অথবা নিম্ন মানের পণ্য দিলে সে ভুলের মাশুল আপনাদেরকে দিতে হতে পারে।

যোগানদাতা নির্বাচনের সময় ব্যবসার লক্ষ্যের সাথে মিল রেখে যোগানদাতা নির্বাচন করতে হবে। এমন কাউকে নির্বাচন করা যাবে না যাদের কার্যক্রম ব্যবসার লক্ষ্যের সাথে অসামঞ্জস্যপূর্ণ।

মাঝেমধ্যে যোগানদাতার প্রতিষ্ঠান সরেজমিনে গিয়ে দেখতে হবে যে তারা যে তথ্য দিয়েছে তা সঠিক কিনা। অনেক সময় ভুল তথ্য দিয়ে থাকে। সরেজমিনে গিয়ে দেখলে প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে ভালোভাবে ধারণা নেয়া যায়।

সর্বশেষে, যাদের নীতিমালা আপনার প্রতিষ্ঠানের চাহিদা ও নীতিমালার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ তাদের সাথে চুক্তি সম্পাদন করতে হবে। তার পাশাপাশি নিয়মিত সম্পর্ক উন্নয়নে কাজ করতে হবে।

আশা করি, আমাদের আজকের ব্লগ আপনাদের কাছে ভালো লেগেছে। আমাদের পরবর্তী ব্লগ পেতে Newsletter subscribe করুন। তার পাশাপাশি আমাদের ওয়েবসাইট mawbiz.com.bd এর ব্লগ সেকশনে নজর রাখতে পারেন।

Imon Chandra Banik কে আন্তরিক ধন্যবাদ।