একটি প্রকল্পে শুধু কাজ করলে হয় না। সে কাজের অগ্রগতি নিয়মিত তত্ত্বাবধায়ন করতে হয়। নিয়মিত নিজের কাজে উন্নতি নিয়ে আসতে হয়।

কিভাবে কাজের অগ্রগতি যাচাই করা যায়, প্রকল্পের মান নিশ্চিত করা যায় ইত্যাদি বিষয় নিয়ে এই ব্লগে আলোচনা করা হয়েছে।

Earned Value

মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনা

সঠিক যোগাযোগের গুরুত্ব

সঠিক যোগাযোগ রক্ষা করার উপায়

গুণগত মান নিশ্চিত করা

Earned Value

প্রথমে আলোচনা করা যাক Earned value নিয়ে। আমাদের সবসময় প্রকল্পের মূল্যায়ন করতে হয়। পরিকল্পনা অনুযায়ী চলছে কিনা অথবা আমরা পিছিয়ে পড়েছি কিনা তা নিয়মিত মূল্যায়ন করতে হয়।

Earned value দিয়ে প্রকল্পের মূল্যায়ন করা যায়। আমরা যেমন বুঝতে পারি কাজের অগ্রগতি পরিকল্পনা অনুযায়ী হচ্ছে কিনা। ঠিক তেমনি, আমরা পিছিয়ে পড়ছি কিনা তাও জানা যায়। Earned value ভালোভাবে বুঝতে হলে কিছু ধারণা ভালোভাবে বুঝতে হবে। যেমন:

• Actual value: Actual value হচ্ছে প্রকল্পের মূল্য। এটি সম্পন্ন করলে মানুষের জীবনে কি প্রভাব ফেলবে।
• Budget at completion: প্রকল্পের খরচ থেকে বাজেট বিয়োগ করলে যে পার্থক্য পরিলক্ষিত হয় তাকে Budget at completion বলে।
• Cost Performance Index: Cost Performance Index হচ্ছে বাজেটের অনুপাতে প্রকল্পের কি পরিমাণ কাজ শেষ হয়েছে ও তার জন্য কি পরিমাণ অর্থ খরচ হয়েছে। এটি তত্ত্বাবধায়নের মাধ্যমে প্রকল্পে বেশি খরচ হচ্ছে নাকি কম হচ্ছে তা নিরূপণ করা যায়।
• Costing Variant: Budget amount থেকে Actual amount পার্থক্য হচ্ছে Costing variant.
• Schedule Varient: Schedule varientএ মূলত দেখা হয় যে যতদিনে কাজ শেষ হওয়ার কথা ছিল ততদিনে কাজ শেষ হয়েছে কিনা নাকি আরও দেরি হচ্ছে।

Earned Value = Percentage of project completion * Budget at completion.

উপরোক্ত সুত্র প্রয়োগ করে যে কোন প্রকল্পের Earned value নির্ণয় করা যায়। এটি আমাদের সতর্ক করে যে আমরা সঠিক গতিতে কাজ করছি নাকি আরও দ্রুত গতিতে কাজ করতে হবে।

মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা

এখন কথা বলা যাক মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনা নিয়ে। একটি কাজ সুষ্ঠুভাবে সম্পন্ন করার জন্য সঠিক পদ্ধতিতে মানব সম্পদ তদারকি করা গুরুত্বপূর্ণ। তা না হলে আমরা কাজটি সফলতার সাথে সম্পন্ন করতে পারব না। আমরা যেসব ক্ষেত্রে এটি করতে পারি তা নিম্নরূপ:

• সম্পূর্ণ কাজের মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনা সুশৃংখলভাবে করার জন্য পরিকল্পনা প্রণয়ন করতে হবে।
• দলের সকলের দায়িত্ব নির্ধারণ।
• প্রত্যেকের তার কাজ সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা থাকতে হবে।
• কর্মচারীদের কাজ তত্ত্বাবধায়ন করতে হবে।
• কর্মচারীদেরকে প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ দিতে হবে।
• প্রকল্পে অবদান রাখার কারণে কর্মচারীদের পুরস্কৃত করতে হবে।

সঠিক যোগাযোগের গুরুত্ব

এখন আসি Communication কি ভূমিকা পালন করে ও কিভাবে করা যেতে পারে সে আলোচনায়। যদি সঠিক যোগাযোগ ব্যবস্থা রক্ষা করা না হয় তাহলে প্রকল্পে নিযুক্ত যে কোন ব্যক্তি ভুল বুঝতে পারেন। যেমন:

• কর্মী কাজের লক্ষ্য বুঝতে ব্যর্থ হতে পারে।
• কর্মপদ্ধতি সঠিকভাবে না বুঝতে পারায় কাজ সঠিকভাবে করতে পারবে না।
• কাজের অগ্রগতি সুবিধাভোগীকে না জানালে তারা মনে করতে পারে যে কাজ হচ্ছে না।

উপরোক্ত কারণে সঠিক যোগাযোগ ব্যবস্থা রক্ষা করা জরুরী।

সঠিক যোগাযোগ রক্ষা করার উপায়

কাজ শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত যোগাযোগ রক্ষা করা গেলে দিন শেষে কাজটি সুষ্ঠুভাবে সম্পন্ন করা যায়। আমরা নিম্নোক্ত উপায়ে যোগাযোগ রক্ষা করতে পারি:

• কর্মচারীদের সাথে প্রকল্পের উদ্দেশ্য বিস্তারিত আলোচনা করতে হবে।
• কর্মপদ্ধতি বিস্তারিত আলোচনা করতে হবে।
• অন্যের কথা শুনতে হবে।
• কারও কোন জায়গায় সমস্যা হলে সেটা সমাধানের চেষ্টা করতে হবে।
• সহজবোধ্য শব্দ ব্যবহার করে কথা বলতে হবে।
• যিনি যে যোগাযোগ ব্যবস্থায় স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন তার সাথে সেভাবে যোগাযোগ রক্ষা করতে হবে।
• কাজের অগ্রগতি নিয়মিত সুবিধাভোগী গোষ্ঠীকে জানাতে হবে।

গুণগত মান নিশ্চিত করা

এখন আসি কিভাবে কাজের গুণগত মান নিশ্চিত করা যায়। যদি কাজ উন্নত মানের না হয় তাহলে সেটা মানুষের কোন উপকারে আসে না। বরং, অর্থ ও সময়ের অপচয় হয়। আমরা নিম্নরূপ উপায়ে কাজের গুণগত মান নিশ্চিত করতে পারি:

• Cost benefit analysis করতে হবে।
• গুণগত মান নিশ্চিতে কি পরিমাণ খরচ করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে।
• কাজ ও পণ্যের সর্বোচ্চ মান নিশ্চিত করতে হবে।
• বিভিন্ন Sampling method ব্যবহার করতে হবে।
• গুণগত মান নিশ্চিত করার জন্য পরিকল্পনা প্রণয়ন করতে হবে।
• নিয়মিত Quality audit করতে হবে।
• Process analysis করে Non value added activity বাদ দিতে হবে।
• বিভিন্ন Tool যেমন: Cause and Effect diagram, Flowchart, Check Sheet, Pareto Analysis, Histogram, Control chart ইত্যাদি ব্যবহার করা যেতে পারে।

আশা করি, আমাদের আজকের ব্লগ আপনাদের ভাল লেগেছে। আমাদের পরবর্তী ব্লগ পেতে Newsletter subscribe করতে পারেন। তার পাশাপাশি BizHub সেকশনে নজর রাখার অনুরোধ করা হল।

Md. Farhan Shahriar কে আন্তরিক ধন্যবাদ!