একটি প্রকল্প সুষ্ঠুভাবে সম্পন্ন করার জন্য একটি ভাল পরিকল্পনা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। যদি আমি সঠিক পরিকল্পনা করতে ব্যর্থ হই তাহলে প্রকল্প সুষ্ঠুভাবে সম্পন্ন করা যাবে না। তাছাড়া, ঝুকি মোকাবেলা কিভাবে করতে হয় তার পূর্বপ্রস্তুতির জন্যও দরকার একটি ভাল পরিকল্পনা। আমরা এই ব্লগে আলোচনা করেছি কিভাবে একটি ভাল পরিকল্পনা প্রণয়ন করা যায় ও ঝুকি মোকাবেলা করার জন্য কিভাবে পূর্বপ্রস্তুতি নেয়া যেতে পারে।

প্রকল্প পরিকল্পনা কি?

একটি প্রকল্প পরিকল্পনায় নির্ধারিত করা হয় কি, কার জন্য, কি পরিমাণে, কখন কোথায় করা হবে ও কত অর্থ ও শ্রম ব্যয় হবে। এর পাশাপাশি এর ঝুকি পরীক্ষা - নিরীক্ষা করে তা এড়ানোর জন্য পূর্ব প্রস্তুতি নেয়া হয়।

যেমন: কোন একটি বাড়ি নির্মাণ করার জন্য পরিকল্পনা প্রণয়ন করতে গেলে দেখা হয় কোথায় করা যাবে। কারা থাকবে, নির্মাণ করতে কতদিন লাগবে, কত টাকা লাগবে, কত জন শ্রমিক থাকবে ইত্যাদি বিস্তারিত নির্ধারন করা হয়। কাজের মাঝে কেউ অসুস্থ হয়ে গেলে তার জন্য কি করা হবে তার পূর্ব প্রস্তুতিও নেয়া হয়।

পরিকল্পনায় ভুলের ফলাফল

প্রথমে আলোচনা করা যাক পরিকল্পনা ভুল হলে কি কি সমস্যা হতে পারে। যেমন:

• প্রকল্পের সময়সীমা বৃদ্ধি পায়।
• খরচ বৃদ্ধি পায়।
• অনেক সময় ভুল পরিকল্পনার কারণে কোন এক কাঠামো ভেঙে অন্যভাবে করতে হয়।

গবেষণা

প্রথমে গবেষণা করতে হবে। যেমন: আপনি কোন সমস্যার সমাধান করতে চাচ্ছেন? সেই সমস্যা সমাধানে কি করতে চাচ্ছেন?

যেমন: আপনি ব্যবসার প্রসার ঘটাতে চাচ্ছেন। তাহলে আপনাকে গবেষণা করতে হবে যে কি করলে প্রসার ঘটে।

তাহলে, আপনি গবেষণা করে জানতে পারলেন যে অনলাইনে প্রচার করলে প্রসার ঘটতে পারে। এখন, আপনাকে নির্ধারণ করতে হবে যে আপনি কিভাবে অনলাইনে প্রচার করবেন।

এখন আপনার এ সম্পর্কে বিস্তর জ্ঞান নেই। আপনাকে কোন প্রতিষ্ঠানের সাথে কথা বলতে হবে। তাদের সাথে কথা বলে প্রচার পদ্ধতি, বাজেট ও সময়সীমা নির্ধারন করতে হবে।

কর্মপদ্ধতি ও লক্ষ্য নির্ধারণ

এখন কর্মপদ্ধতি ও লক্ষ্য নির্ধারণ করা হবে। যেমন:

• দলের সদস্যের সাথে আলোচনা করে লক্ষ্য নির্ধারণ করা।সোসাল মিডিয়া পেজ ও ওয়েবসাইট তৈরি করা।
• প্রচারের কৌশল নির্ধারণ করা।
• কতদিন কিভাবে করা হবে তা নির্ধারণ করা।
• কত টাকা খরচ হবে হিসাব-নিকাশ করা।

উপরোক্ত রূপরেখা ব্যবহার করে অন্য যে কোন প্রকল্পের পরিকল্পনা করা যেতে পারে। যেমন: কি, কখন, কে, কত টাকায়, কত দিনে করবে? ইত্যাদি।

প্রকল্প মূল্যায়ন

প্রকল্প ঠিক করা হল। তবে, শুরু করার আগে সেটা বিভিন্ন আঙ্গিকে মূল্যায়ন করতে হবে। যেমন:

• পর্যাপ্ত বাজেট আছে কিনা।
• কোন কাঠামো বা বাড়ি নির্মাণ করা হলে যেখানে নির্মাণ করা হবে সে ভূমিতে কি এটা নির্মাণ করা যাবে নাকি ধ্বসে পড়বে তা নিরূপণ করা।
• যিনি প্রকল্প পরিকল্পনা প্রণয়ন করেছেন তার সে প্রকল্প সমাপ্ত করার সামর্থ্য আছে কিনা যাচাই করা।
• যে পরিকল্পনা গ্রহণ করা হয়েছে এবং যে কর্মপদ্ধতি অনুসরণ করে কাজ করা হবে সেটা লক্ষ্য পূরণে সহযোগিতা করবে কিনা যাচাই করা।
• নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে প্রকল্প শেষ করার সক্ষমতা যাচাই করা।
• পর্যাপ্ত দক্ষ শ্রমিকের উপস্থিতি নিশ্চিত করা।
• অভিজ্ঞ কারো সাথে প্রকল্প সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করা।
• প্রকল্পের অগ্রগতি তত্ত্বাবধায়নের সক্ষমতা যাচাই করা।

উপরোক্ত পদ্ধতিতে প্রকল্প কিভাবে সম্পন্ন করা যেতে পারে এবং উক্ত প্রকল্প গ্রহণ করা সঠিক হবে কিনা মূল্যায়ন করা উচিত। তাহলে, শ্রম ও অর্থ উভয়ের সাশ্রয় হবে।

সময়সীমা নির্ধারণ

প্রকল্পকে ছোট ছোট ভাগে বিভক্ত করে তার সময়সীমা নির্ধারণ করতে হবে। এবিষয়ে একটি বিস্তারিত রূপরেখা থাকতে হবে। যেমন:

• কোন কাজ কখন করা হবে?
• কোন কাজ কত দিনে করা হবে?
• দলের কে করবে?
• অতিরিক্ত যন্ত্রপাতি লাগলে তা উল্লেখ করতে হবে।
• কোন কাজ অন্য কাজ সম্পন্ন হওয়ার উপর নির্ভরশীল হলে সেটা আগে করার পরিকল্পনা উল্লেখ করতে হবে।

ঝুকি নিরূপণ করা

ঝুকি নিরূপণ ব্যতীত পরিকল্পনা করলে সেটি অসম্পূর্ণ থেকে যায়। একটি প্রকল্পে অনেক ধরনের সমস্যা হতে পারে। তাই, ঝুকি নিরূপণ করতে হবে। যেমন:

• কেউ অসুস্থ হয়ে যেতে পারে।
• বিভিন্ন কারণে কর্মচারী ছুটিতে যায়।
• অনলাইন প্রকল্প হলে ইন্টারনেট সমস্যা এক বড় ধরনের সমস্যা।
• যে প্লাটফর্মে কাজ করা হচ্ছে সেটা অনেক সময় সাময়িক সময়ের জন্য বন্ধ হয়ে যায়।
• অনলাইনে কাজ করলে হ্যাকিং থেকে নিরাপদ থাকার জন্য বিভিন্ন পদক্ষেপ গ্রহণ করতে হয়।

এরকম আরও নানা ধরনের সমস্যা হতে পারে। সে সমস্যা সমাধানের প্রক্রিয়া পরিকল্পনাতে উল্লেখ করা যেতে পারে।

Work Breakdown Structure

এখন কথা বলা যাক Work brakedown structure নিয়ে। একটি প্রকল্প নির্ভুল সম্পন্ন করার জন্য এটি ভেঙে নেয়া উচিত। এতে কাজটি সহজে শেষ করা যায়।

কাজ যত বেশি ছোট ছোট অংশে ভেঙে নেয়া যাবে, তত বেশি নির্ভুল হবে। Work breakdown structure এর কিছু শর্ত আছে। যেমন:

• প্রত্যেকটি কাজকে সংগায়িত করতে হবে।
• যদি কোন কাজ এখানে উল্লেখ না করা হয় তাহলে সে কাজ অপ্রয়োজনীয় বলে বিবেচিত হবে।
• কোন Non value added activity থাকবে না।
• একত্রে একাধিক কাজ করার পরিকল্পনা রাখা যাবে না।

পরিকল্পনা প্রণয়ন করে বসে থাকলে চলবে না। এটি বিস্তারিত কোথাও লিখতে হবে। যার জন্য করা হচ্ছে তাকে দেখাতে ও তার কাছে প্রয়োজন সাপেক্ষে অনুমতি নিতে হবে।

আশা করি, আমাদের আজকের ব্লগ আপনাদের ভাল লেগেছে। আমাদের পরবর্তী ব্লগ পেতে Newsletter subscribe করুন। এর পাশাপাশি নজর রাখতে পারেন আমাদের mawbiz.com.bd এর ব্লগ সেকশনে।

Md. Farhan Shahriar কে আন্তরিক ধন্যবাদ!