আপনি কি Warehouse এ কাজ করেন? আপনি কি Inventory ব্যবস্থাপনা করতে গিয়ে নানা সমস্যার সম্মুখীন হচ্ছেন? তাহলে, আজকের এই ব্লগ আপনার জন্য। কিভাবে সুচারুভাবে Inventory ব্যবস্থাপনা করা যায় এবং Warehouse পরিচালনা করা যায় তা এই ব্লগে আলোচনা করা হবে।

Inventory

যে পণ্য অন্য পণ্য উৎপাদন করার জন্য ব্যবহার করা হয় অথবা বিক্রয় করার জন্য যে পণ্য প্রস্তুত করতে হয় তাকে Inventory বলে। এটি একটি প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ সম্পদ। এর Turnover এর উপর একটি প্রতিষ্ঠানের লাভ লোকসান নির্ভর করে।

Inventory management

Inventory management করার বিভিন্ন ধাপ আছে। যেমন:

• Space management: একটি নির্দিষ্ট জায়গায় পণ্য সঠিক পন্থায় রক্ষণাবেক্ষণ করা।
• Customer service: ক্রেতা আশা মাত্র দ্রুত পণ্য সরবরাহ করা।
• Transaction handling: Transaction সংক্রান্ত বিভিন্ন কাজ করা।
• Administration: কর্মরত কর্মচারীদের প্রতি লক্ষ রাখা। কারো কোথাও কোন সমস্যা হলে সমাধান করা।

Inventory management হচ্ছে একটি Store এর গুরুত্বপূর্ণ কাজ। এটি সফলভাবে করতে পারলে দিনশেষে একটি Store কে সফল বলে ধরা হয়। এছাড়া বিভিন্ন কারণে এটি গুরুত্বপূর্ণ। যেমন:

• নির্ভুল অর্ডার তথ্য সংরক্ষণ করা যাবে
• উন্নত Customer service দেয়া যাবে
• দ্রুত পণ্য সরবরাহ করা যাবে
• সহজে পণ্য খুজে পাওয়া যাবে
• Expiry date maintain করা যাবে
• ক্ষতি কম হবে
• খরচ কমে যাবে
• কোন কিছু হারিয়ে যাবে না।

এখন কথা বলা যাক Safety stock নিয়ে। অনেক সময় প্রয়োজনের চেয়ে অতিরিক্ত দ্রব্য মজুদ করতে হয় যাতে ক্রেতা চাহিবা মাত্র পায় এবং উৎপাদন কার্যক্রমে ব্যাঘাত না ঘটে। সাধারনত, Local product এর ক্ষেত্রে সাত-দশ দিনের Safety stock রাখতে হয়। তবে, LC product হলে ৪৫ দিনের stock রাখতে হয়। কারণ, এমন হতে পারে যে যখন আমার দরকার হবে আমি দ্রব্যটি নাও পেতে পারি। তাই, আগে থেকে নিরাপদ থাকার জন্য অতিরিক্ত কিছু পণ্য রেখে দিতে হয়। তবে, একটি পণ্য কতদিন safety stock এ রাখতে হবে তা পণ্য ভেদে ভিন্ন হতে পারে।

এটি নির্ণয় করার একটি সুত্র আছে। এই সুত্র দিয়ে অতি সহজে Safety stock পরিমাপ করা যায়। সূত্র নিম্নরূপ:

Safety stock = (maximum daily use * maximum lead time) - (average daily use * average lead time)

Maximum daily usage = সারাদিনে কোন নির্দিষ্ট পণ্য কি পরিমাণ ব্যবহার করা হয়।

Maximum lead time = সর্বোচ্চ কত দিনের মধ্যে পণ্য সরবরাহ করা হতে পারে।

Average daily use = কিছু নির্দিষ্ট দিনের তথ্য নিয়ে হিসাব করা হবে।

Average lead time = সাধারনত বিগত কয়েক সপ্তাহে কত দিন পর এসেছে সেটির তথ্য নিয়ে হিসাব করতে হবে।

যদি যিনি Store এ আছেন তিনি দেখেন যে Stock প্রায় শেষ হয়ে যাচ্ছে বা Safety stock এর কাছাকাছি চলে আসছে তখন তিনি অর্ডার দিবেন। একে Reorder level বলে। এটি নির্ণয় করার একটি সুত্র আছে। সূত্রটি নিম্নরূপ:

Reorder level = average demand * lead time

Inventory Turnover

এখন আসি Inventory turnover কি এবং এটা কিভাবে নির্ণয় করতে হয়। একটি নির্দিষ্ট সময় কোন পণ্য যতবার Store কিনে Stock করে এবং সে Stock বিক্রয় করে তাকে Inventory turnover বলে। ধরা যাক, কোনো Store কোন খাদ্যদ্রব্য বছরে তিন বার বিক্রয় করে। তাহলে, তার Inventory turnover হচ্ছে ৩। 

Inventory turnover সূত্রের মাধ্যমে নির্ণয় করা যায়। সূত্রটি নিম্নরূপ:

Inventory turnover = Annual consumption / cost of goods sold

Annual consumption = opening stock + purchase - ending stock

Cost of goods sold = (opening stock + ending stock) / 2

নিম্নের তথ্য থেকে আমরা জানতে পারি কোন পণ্য Fast moving, slow moving and non-moving. তবে, এটি পণ্য এবং প্রতিষ্ঠান ভেদে ভিন্ন হতে পারে।

• Fast moving: সপ্তাহে একবার Store থেকে বের হবে।
• Slow moving: এক মাস থেকে তিন মাসের মধ্যে একবার বের হবে।
• Non-moving: তিন মাসে একবারও বের হয় নাই।

যিনি Inventory executive হিসেবে কাজ করতে চান তাকে কিছু দায়িত্ব পালন করতে হয়। যেমন:

• Inventory receiving process পর্যবেক্ষণ করবেন।
• Issue process তত্তাবধায়ন করেন।
• Stock হালনাগাদ করবেন।
• Safety stock monitor করবেন।
• Store এর নিরাপত্তা ব্যবস্থা তত্তাবধায়ন করেন।

আমরা কিছু Inventory যেন তেমন করে রাখি। আবার, কিছু পণ্য খুব গোপনে নিরাপত্তা বিধান করে রাখি। কোন পণ্য কতটুকু নিরাপত্তা বিধান করে রাখব সেটা নির্ণয় করার কিছু ধারণা আছে। যেমন:

• ABC analysis
• VED analysis

ABC Analysis

ABC analysis হচ্ছে Always better control. এই ব্যবস্থাপনায় কোন দ্রব্যের কিরকম মূল্য বা প্রতিষ্ঠানে কি লাভ বয়ে আনবে তার উপর নির্ভর করে সেটাকে কিভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা হবে সেটা নির্ধারন করা হয়।

যে দ্রব্যের দাম বেশি সেটাকে বেশি গুরুত্ব দেয়া হয়। বেশি অর্থ এবং সম্পদ ব্যয় করে নিরাপত্তা নিশ্চিত করা হয়। যেটির দাম কম সেটাকে কম অর্থ এবং সম্পদ ব্যয় করে নিরাপত্তা নিশ্চিত করা হয়।

• A catagory: বেশি দামের পণ্যকে A catagory তে রাখা হয়। এর পরিমাণ সম্পূর্ণ পণ্যের ১০% এবং মূল্য সম্পূর্ণ পণ্যের ৭০% হয়ে থাকে। যেমন: দামি মোবাইল বা ল্যাপটপ। 
• B catagory: মধ্যম মানের পণ্যকে B catagory তে রাখা হয়। এর পরিমাণ এবং মূল্য ২০%। যেমন: মধ্যম দামের ট্যাবলেট, হেডফোন ইত্যাদি।
• C catagory: সর্বনিম্ন মূল্যের পণ্যকে C category তে রাখা হয়। এর পরিমাণ ৭০% এবং মূল্য ১০%। যেমন: কম দামের হেডফোন, কম্পিউটার এক্সেসরিজ ইত্যাদি।

VED analysis আরেকটি ধারণা যার মাধ্যমে Inventory ব্যবস্থাপনা করা যায়। VED এর পূর্ণরূপ হচ্ছে Vital, Essential and Desirable.

• Vital: Vital পণ্য না থাকলে উৎপাদন বন্ধ হয়ে যাবে। তাই, এটি সবসময় অতিরিক্ত পরিমাণে রাখতে হয়। যেমন: বাড়ি নির্মাণ কাজের ক্ষেত্রে স্টিল।
• Essential: Essential হচ্ছে কম গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। এর অভাবে হয় তো উৎপাদনে কিছুটা বিগ্ন ঘটতে পারে কিন্তু উৎপাদন বন্ধ হয়ে যাবে না। যেমন: লুব্রিকেন্ট।
• Desirable: Desirable হচ্ছে সবচেয়ে কম গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। এটি থাকলে পণ্যের সৌন্দর্য বাড়ায় কিন্তু অপরিহার্য উপাদান নয়। যেমন: দামি বাতি।

জাপানীরা কর্মস্থল পরিবেশ উন্নত করার জন্য ষাটের দশকে নতুন ধারণা নিয়ে আসে । একে তারা 5S বলে নামকরণ করে। 5S দিয়ে বুঝানো হয়:

1. Seiri
2. Seiton
3. Seiso
4. Seiketsu
5. Shitsuke

একে পরবর্তীতে ইংরেজিতে অনুবাদ করে অন্যান্য দেশে ছড়িয়ে দেয়া হয়। পরে, বিভিন্ন দেশে এর প্রচলন শুরু হয়। ইংরেজি অনুবাদসমূহ হচ্ছে:

1. Sort
2. Set in order
3. Shine
4. Standardize
5. Sustain

এই ধারণা ব্যবহার করে Store and inventory সুচারুভাবে ব্যবস্থাপনা করা যায়। যেমন:

• অপ্রয়োজনীয় জিনিস সরিয়ে ফেলা
• দায়িত্ব এবং পণ্যসমূহ প্রয়োজন সাপেক্ষে সাজিয়ে কাজ করা
• কাজের স্থান এবং প্রয়োজনীয় উপাদান পরিষ্কার করে রাখা
• নিয়ম-কানুন মেনে কাজ করা
• কাজের ধারাবাহিকতা বজায় রাখা

জাপানিরা কাজকে আরও সহজে, দ্রুত এবং কম খরচে করার জন্য Kaizen নামে এক নতুন ধারণার প্রচলন ঘটায়। এর মানে হচ্ছে নিয়মিত কাজে উন্নতি নিয়ে আশা। এটি পরে অন্যান্য দেশে ছড়িয়ে পরে। নিম্নোক্ত নীতি অনুসরণ করে Store এর আরও সুচারুভাবে কার্য সম্পাদন করা যায়:

• সমস্যা অথবা সুযোগ নির্ণয় করা
• কর্মপ্রণালী বিশ্লেষণ করা যে সেখানে কোন উন্নতি সাধন করা যায় কিনা
• বিভিন্ন সমাধান বের করা
• যে সমাধান বের করা হল সেটা প্রয়োগ করে দেখা
• ফলাফল পর্যবেক্ষণ করা এবং ইতিবাচক ফলাফল না আসলে কাজে অন্য কোন পরিবর্তন নিয়ে আশা
• যে সমাধান প্রয়োগ করার পর সর্বোত্তম ফলাফল আসে সেটাকে কাজের নিয়মিত নিয়মে পরিণত করা
• এটা একবার করে থেমে যাওয়া যাবে না। নিয়মিত এই ধারা অনুসরণ করে কাজে পরিবর্তন নিয়ে আসতে হবে যাতে Store এর খরচ কমে এবং দ্রুত ভালভাবে কাজ শেষ করা যায়।

Inventory Coding

পণ্য সহজে খুজে পাওয়া এবং সনাক্ত করার জন্য কোডিং ব্যবহার করা হয়। একে Inventory coding বলে। এটি বিভিন্নভাবে করা হয়। যেমন:

• Numerical code: সংখ্যায় ব্যবহার করে পণ্য সনাক্ত করা হয়।
• Alpha code: অক্ষর ব্যবহার করে সনাক্ত করা হয়।
• Alpha numerical code: অক্ষর এবং সংখ্য়া ব্যবহার করে সনাক্ত করা হয়।

কোন পণ্য কিভাবে কোডিং করা হবে তার একটি আন্তর্জাতিক মানদণ্ড আছে। সে মানদন্ড অনুযায়ী কোডিং করতে হবে।

MRP1 and MRP2

প্রত্যেকটি প্রতিষ্ঠানে একটি নির্দিষ্ট সময়ে কি পরিমাণ দ্রব্য উৎপাদন করা হবে এবং তার জন্য কি কি মাল কি পরিমাণে লাগবে সেটির পরিকল্পনা প্রণয়ন করা হয়। একে MRP1 এবং MRP2 বলা হয়।

MRP1 হচ্ছে Material Requirement plan এবং MRP2 হচ্ছে Manufacturing Resource plan. প্রথমে, MRP2 তে দেখা হয় যে কি কি উৎপাদন করা হবে এবং সেটির জন্য কি কি লাগবে। তারপর, যা যা লাগবে তা সঠিক পন্থায় যোগাড় করার জন্য MRP1এ পরিকল্পনা করা হয়। MRP1 পরিকল্পনা করার কিছু ধাপ আছে। যেমন:

• উৎপাদনের ধরন নির্ধারণ করা এবং সেজন্য কি ধরনের পণ্য লাগবে সেটা নির্ধারণ করা
• পণ্যের চাহিদা এবং মূল্য হিসাব করে প্রদান করতে বলতে হবে।
• যদি পণ্যটি উৎপাদনের কাচামাল হয় তাহলে জানাতে হবে যে এটি উৎপাদনের কাচামাল। তাহলে, পণ্যটি দ্রুত পাওয়া যাবে।
• পণ্য কি পরিমাণে আছে সেটির লেভেল যাচাই করে প্রয়োজনীয় পণ্য প্রদান করতে বলতে হবে।
• যে পণ্য আনা হবে সেটি দিয়ে কি পরিমাণ দ্রব্য উৎপাদন করা যাবে সেটি মূল্যায়ন করতে হবে।
• উৎপাদন পরিমাণ এবং খরচ কি রকম হতে পারে সেটির একটি পরিকল্পনা করতে হবে।
• মাল কতদিনের মধ্যে কি পরিমাণে দিবে সেটা জানাতে হবে।

Store এ শুধু কাজ করলেই হবে না। Effectively করতে হবে। যেমন: উর্দ্ধতন কর্মকর্তা কোন তথ্য চাহিবা মাত্র প্রদান করতে হবে। বিলম্ব ঘটলে আপনার পদোন্নতি বিলম্বে ঘটবে।

দ্রুত তথ্য প্রদানের জন্য প্রতিদিন প্রয়োজনীয় তথ্য দেখে নেয়া যেতে পারে। সেজন্য, বিভিন্ন ফ্লাশ কার্ডে তথ্য লিখে রাখা যেতে পারে যা নির্দিষ্ট সময় অন্তর অন্তর দেখা যেতে পারে। তবে, সেজন্য প্রতিদিন স্টকে কি পরিমাণ মাল আছে তা নিয়মিত তত্তাবধায়ন এবং হালনাগাদ করতে হবে।

পণ্য নিয়ন্ত্রণ

Store এ মালামাল সঠিকভাবে ব্যবস্থাপনা এবং নিয়ন্ত্রণ করতে হবে। তাহলে, উৎপাদন খরচ এবং পণ্যের ক্ষয়ক্ষতি কমান যাবে। এটি করার কিছু ধাপ আছে। যেমন:

• প্রথমে পরিকল্পনা করা যে কোন কোন দ্রব্য লাগবে
• তারপর, সেটি কিনতে হবে।
• পরে, মাল আসলে সেটি গ্রহণ করতে হবে।
• পণ্যের মান যাচাই করা
• যথাযথভাবে পণ্য যথা জায়গায় রাখা
• যথাযথভাবে ইস্যু করা
• যথাযথ প্রক্রিয়ায় তথ্য লিখে রাখা
• নিয়মিত অডিট করা যে কি পরিমাণ মাল ব্যবহার করা হয়েছে এবং কি পরিমাণ অবশিষ্ট আছে

Wirehouse উৎপাদনের সাথে জড়িত থাকে না। এটিকে শুধুমাত্র মালামাল সংরক্ষণ করার জন্য ব্যবহার করা হয়। যখন কোন পণ্য রাখার প্রয়োজন হয় অথবা অন্য কোথায় নিয়ে যাওয়ার প্রয়োজন হয় তখন এখানে রাখতে অথবা এখানে থেকে বের করতে পারে।

Warehouse এর ভূমিকা

Warehouse এর কিছু ভূমিকা আছে। নিম্নে কিছু কাজ উল্লেখ করা হল:

• মাল নামানো
• পণ্য গ্রহণ করা
• পণ্য গ্রহণ করার সময় পণ্য যাচাই করে নেয়া
• বিভিন্ন জায়গায় পণ্য পরিবহন করা
• পণ্য সঠিকভাবে সংরক্ষণ এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা
• ক্রেতার অর্ডার অনুযায়ী পণ্য সরবরাহ করা
• ভাল পণ্য বাছাই করা
• নষ্ট পণ্য বাছাই করে ফেলে দেয়া
• প্রয়োজন অনুসারে মাল লোড করা এবং ক্রেতার কাছে পাঠান
• পণ্য গুণে রাখা
• কোন পণ্যের প্যাকেজ নষ্ট হয়ে গেলে পরিবর্তন করা
• ফেরতকৃত পণ্য সঠিকভাবে ব্যবস্থাপনা করা
• নিরাপত্তা বজায় রাখা
• পণ্যের ক্ষয়ক্ষতি কমিয়ে আনা

Warehouseএ পণ্য গ্রহণ করা কিছু প্রক্রিয়া আছে। যেমন:

• চালানের সাথে গুণে দেখা
• গুণগত মান যাচাই করা
• সঠিকভাবে ওজন মেপে নিতে হবে
• পণ্যের গ্রহণের মানদন্ড মেনে গ্রহণ করতে হবে
• সঠিক সময়ে দিতে বলতে হবে
• পণ্য যাচাই করা শেষ হলে নামিয়ে নির্দিষ্ট জায়গায় রাখতে হবে
• পণ্যের বিভিন্ন তথ্য বিবরণী নির্দিষ্ট নিয়ম-কানুন মেনে লিখে রাখতে হবে

একটি Warehouse এর কিছু লক্ষ্য থাকে। যেমন:

• Warehouseএর জায়গায় সর্বোচ্চ পর্যায়ে ব্যবহার করতে হবে
• কোন সরঞ্জাম অব্যবহৃত অবস্থায় রাখা যাবে না
• বিভিন্ন সরঞ্জাম সঠিক প্রক্রিয়ায় প্রয়োজন অনুসারে ব্যবহার করতে হবে
• শ্রমিকদেরকে সঠিক সময় সঠিক কাজের জন্য ব্যবহার করতে হবে
• নিরাপত্তা নিশ্চিতে সচেষ্ট থাকতে হবে
• সকল ধরনের তথ্য সর্বদা হালনাগাদ করতে হবে
• পরিচালনা ব্যয় কমাতে সচেষ্ট থাকতে হবে
• মালামাল নির্দিষ্ট জায়গায় রাখতে হবে

Warehouse কতটা দক্ষভাবে কাজ করছে সেটা KPI এর মাধ্যমে নির্ণয় করা হয়। KPI হচ্ছে Key Performance Indicator. কোন নির্দিষ্ট মানে কতটা ভালো কাজ করছে। যেমন: কত দ্রুত মাল পাঠাচ্ছে, মালামাল কতটা নির্ভুল গুণে রাখছে, ব্যয় কমানোর জন্য কি করছে ইত্যাদি। নিম্নের কর্ম সঠিকভাবে সম্পাদন করে একটি Warehouse তার কাজের দক্ষতা এবং কার্যকারিতা বৃদ্ধি করতে পারে:

• মাল সর্বদা নির্ভুল গুণে রাখতে হবে
• কেউ যেন কোন ধরনের অভিযোগ করতে না পারে যে পণ্য সঠিক পরিমাণে নেই
• Non moving পণ্য ত্রিশ দিনের বেশি থাকলে উর্দ্ধতন কর্মকর্তাকে জানাতে হবে এবং নব্বই দিনের মধ্যে বিক্রয় করার ব্যবস্থা করতে হবে
• উৎপাদন কার্যে যাতে ব্যাঘাত না ঘটে সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে
• পণ্য দ্রুত দিতে হবে
• 5S প্রয়োগ এবং মেনে চলতে হবে
• Fefo নীতি মেনে মালামাল দিতে হবে
• অপচয় রোদে ব্যবস্থা নিতে হবে
• বর্জ্য ব্যবস্থাপনা সঠিকভাবে করতে হবে
• Slow moving পণ্য সঠিক ব্যবহার নিশ্চিত করতে হবে
• কর্মকর্তাদের প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করতে হবে
• নিরাপত্তা ব্যবস্থা নিয়মিত পরীক্ষা করতে হবে
• মানব সম্পদের সঠিক ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করতে হবে
• বিভিন্ন সরঞ্জামের সঠিক ব্যবহার নিশ্চিত করতে হবে
• Safety stock এর সঠিক পরিমাণ বজায় রাখতে হবে যাতে চাহিদা অনুযায়ী সবসময় পণ্য পাওয়া যায়

একটি প্রতিষ্ঠানে সঠিক Inventory ব্যবস্থাপনা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। তবে, সে সম্পর্কে নিয়মিত জ্ঞান লাভ করতে হয়। আশা করছি এখন সঠিকভাবে Inventory ব্যবস্থাপনা এবং রক্ষণাবেক্ষণ করতে পারবেন। আমাদের পরবর্তী ব্লগ আপনার ইমেইলে পেতে আমাদের Newsletter subscribe করুন।

Md. Hafijur Rahman কে আন্তরিক ধন্যবাদ!