How to
Written by: Farhan Ishrak Fahim
10-04-2023
একটি Store পরিচালনা করতে গিয়ে অনেকে অনেক সমস্যার মুখোমুখি হন। কিন্তু, সে সম্পর্কে জানার জন্য অনেকে ভাল কোন শিক্ষা উপকরন পান না। আপনি নতুন হন কিংবা পুরাতন আজকের ব্লগ থেকে জানতে পারবেন কিভাবে একটি Store সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা করতে পারবেন।
Store হচ্ছে যেখানে কোন কিছু সঠিক প্রক্রিয়া মেনে বিভিন্ন জিনিস সংরক্ষণ এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। যদি আমি Safety measure maintain না করি তাহলে অনেক কিছু হারিয়ে যেতে পারে বা নষ্ট হয়ে যেতে পারে। তাই, Store এ Proper safety maintain করে জিনিসপত্র রাখা হয়।
একটি ফ্যাক্টরিতে Store and warehouse থাকতে পারে। Warehouse এ বিভিন্ন জিনিসপত্র রাখা হলেও এটা সবসময় উৎপাদনের কার্যক্রমের সাথে জড়িত থাকে না। অন্যদিকে, Store সবসময় উৎপাদন প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত থাকে।
একটি Store এর নানা কাজ আছে। এগুলো তিন ভাগে বিভক্ত। যথা:
বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন পন্থায় পণ্য গ্রহণ করে। একটি প্রতিষ্ঠান নানা রকম পণ্য গ্রহণ করতে পারে। যেমন:
Local product আসার পর চালান দেখতে হয়। চালানের মধ্যে দেখতে হবে যে PO, PR and Work Order আছে কিনা।
অনেক সময় এমন পণ্য নিয়ে কাজ করতে হয় যেসব পণ্যের একটি নিদিষ্ট মেয়াদকাল থাকে। মেয়াদ শেষ হয়ে গেলে সেটি অব্যবহার যোগ্য হয়ে যায়। সেসব পণ্য গ্রহণ করার আগে মেয়াদকাল দেখে নিতে হবে।
পণ্য গ্রহণ করার আগে দেখতে হবে পণ্যে কোন ত্রুটি আছে কিনা। ত্রুটিযুক্ত পণ্য গ্রহণ করা যাবে না। গ্রহণ করার আগে এবং পরে ছবি তুলে রাখতে হবে যাতে কেউ বলতে না পারে যে Store এ কর্মরত ব্যক্তির কারণে কোন পণ্য নষ্ট হয়েছে।
ইলেকট্রনিক পণ্য গ্রহণ করলে Guarantee or Warranty Card আছে কিনা দেখে নিতে হবে। তা না হলে সেটা নেয়া যাবে না।
পণ্য গ্রহণ করার সময় ভ্যাট চালান দেখে নিতে হবে। তা না হলে অনেক সময় সরকারী কর অধিদপ্তর অডিট করার সময় এসব কাগজপত্র ঠিকমত না পেলে Store কতৃপক্ষকে বিপদে পড়তে হতে পারে।
অনেক সময় বিভিন্ন পণ্যের গুণগত মান যাচাই করতে হয়। সেজন্য বিভিন্ন টেস্ট করা হয়। পরবর্তীতে, সেই টেস্ট সংক্রান্ত সার্টিফিকেট দেয়া হয়। পণ্য গ্রহণ করার সময় এই সার্টিফিকেটসহ গ্রহণ করতে হবে।
পণ্য গ্রহণ করার সময় যদি সম্ভব হয় তাহলে অবশ্যই চালানের সাথে মিলিয়ে গুণে দেখতে হবে। কোন অসামঞ্জস্য দেখা গেলে উর্ধতন কর্মকর্তাকে জানাতে হবে। ভারি পণ্য হলে ওজন মেপে দেখতে হবে।
এখন আসি LC product কিভাবে receive করতে হবে। সাধারনত, এসব পণ্য কন্টেইনারে আসে। মাল আসার পর চালানের সাথে লক নম্বর মিলিয়ে দেখতে হবে। যদি লক অক্ষত না থাকে তাহলে বুঝতে হবে যে লক ভেঙে পণ্য চুরি করার চেষ্টা করা হয়েছে।
যদি সবকিছু ঠিকঠাক থাকে তাহলে লক কাটতে হবে। লক কাটার সময় পণ্য সংশ্লিষ্ট Department এর কর্মকর্তা এবং নিরাপত্তা বিভাগের কর্মকর্তাকে সাথে রাখতে হবে। লক কাটার সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া ছবি উঠিয়ে অথবা ভিডিও করে রাখা উত্তম। তাহলে, পণ্যে ত্রুটি থাকলে Store বিপদে পড়বে না।
পণ্য খোলার সাথে সাথে নামানো যাবে না। আগে পণ্য যাচাই প্রক্রিয়ার সাথে যারা জড়িত তারা যাচাই করবে। তারা যাচাই করার পর নামানোর ইতিবাচক সংকেত দিলে তারপর নামাতে হবে। তাছাড়া, পণ্য আসার পর অবশ্যই পণ্যের ছবি তুলে ক্রেতাকে পাঠাতে হবে।
ঠিক একইভাবে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান বিভিন্নভাবে Civil product গ্রহণ করে। কেউ ওজন দেখে নেয়। আবার, অনেকে safety measurement ensure করে নেয়।
যদি এমন পণ্য থাকে যেটির গুণগত মান কোন কারণে যাচাই করা হয় নাই তাহলে সে পণ্য আলাদা কোন জায়গায় রাখতে হবে যাতে কেউ ব্যবহার না করে। পণ্য যাচাই করার পর ব্যবহার করা যাবে।
Storeএ পণ্যসমূহের মধ্যে যেসব পণ্য আগে এসেছে অথবা আগে মেয়াদ শেষ হয়ে যাবে সেগুলি আগে রাখতে হবে। পরে, অন্য পণ্য রাখতে হবে।
প্রত্যেকটি পণ্য রাখার একটি নির্দিষ্ট জায়গা আছে। সে জায়গায় পণ্য রাখতে হবে। এক জায়গার পণ্য অন্য জায়গায় রাখা যাবে না। তাহলে, পণ্য সঠিক সময়ে খুজে পাওয়া যাবে না।
পণ্য গ্রহণ করার পর এর বিস্তারিত বিবরণী যেমন: কবে এসেছে, কয়টি এসেছে ইত্যাদির বিবরণী লিখে রাখতে হবে। আজকাল এ কাজের জন্য বিভিন্ন সফটওয়ার ব্যবহার করা হয়।
এবার আসি Issue বিষয়ে। অনেকে Intent paper ছাড়া মাল নিতে আসে। এভাবে পণ্য দেয়া যাবে না।
SR অথবা Intent paper দেখে যিনি মাল নিতে আসবে তার বিবরণ লিখে পণ্য দিতে হবে। পরে, সেই বিবরণী Documentation করতে হবে। Documentation বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান বিভিন্ন ভাবে করে। অনেকে ERP software ব্যবহার করে এই কাজ করা যায়।
পণ্য শুধু গ্রহণ এবং ইস্যু করলেই হবে না, সঠিকভাবে সংরক্ষণ এবং রক্ষণাবেক্ষণ করতে হবে। যেমন:
পণ্য গ্রহণ এবং ইস্যু করার পর নিয়মিত গননা করে দেখতে হয় যে সকল পণ্য রেকর্ড অনুযায়ী সুরক্ষিত আছে কিনা। কোন পণ্য হারিয়ে বা চুরি হয়ে গেছে কিনা ইত্যাদি সহজে নিশ্চিত করা যায়। একটি প্রতিষ্ঠানে তিন ভাগে মাল গননা করা যায়। যথা:
Store এ বিভিন্ন সময় বিভিন্ন কারণে পণ্যের সংকট দেখা দিতে পারে। যেমন:
পণ্য সংকট রোধ করার জন্য পর্যাপ্ত ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে। যেমন:
আশা করছি, এখন যে কেউ সুষ্ঠুভাবে Store পরিচালনা করতে পারবেন। আমাদের পরবর্তী ব্লগ পেতে Newsletter Subscribe করতে পারেন।
Md. Hafijur Rahman কে আন্তরিক ধন্যবাদ!
27-05-2024
How to
নিজের বাহ্যিক অঙ্গের যত্ন নিতে এবং নিজেকে স্মার্ট...
Read More29-01-2024
How to
কর্মজীবনে সবচেয়ে জরুরী যেই কয়েকটি বিষয়, তার মধ্যে...
Read MoreTop 10 in...
03-10-2022
Miscellaneous...
20-08-2024
Miscellaneous...
10-12-2023
International...
03-10-2024
MAWblog strives to provide a platform for authors, reporters, business owners, academics, people who do writing as a hobby and concerned citizens to let their voices be heard by a wider community. Our goal is to publish contents that are in line with our core goals of promoting sustainable business practices, improving community harmony and facilitating knowledge sharing and ethical labour market practices.
We invite you to write and publish under any of our nine chosen categories and make an impact towards building a better and more sustainable future.