পণ্য কেনার আগে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানে গিয়ে Quotation collect করতে হয়। তারপর, সে Quotation দিয়ে একটি প্রতিবেদন তৈরি করা হয়। একে Comparative statement বলে। এতে উল্লেখ করা হয় যে কোন প্রতিষ্ঠান কত মূল্য চেয়েছে। তারপর, সে প্রতিবেদন দেখে মূল্য কম ও মানে উত্তম পণ্য দিতে পারবে এমন প্রতিষ্ঠান নির্বাচন করা হয়।

আপনি যখন পণ্য কেনার জন্য বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানে যাবেন তখন তারা আপনাকে বিভিন্ন তথ্য দিবে। যেমন: প্রতিষ্ঠানের পরিচিতি, মূল্য, গুণগত মান ইত্যাদি। এই যে বিভিন্ন তথ্য দিল একে Quotation বলে। এই Quotationএর উপর নির্ভর করে একটি প্রতিবেদন তৈরি করা হয় ও উত্তম প্রতিষ্ঠান পণ্য ক্রয় করার জন্য নির্বাচন করা হয়।

বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান তাদের পছন্দের প্রতিষ্ঠান নিয়ে একটি তালিকা তৈরি করে। এই তালিকা তৈরি করার প্রক্রিয়াকে Vendor Enlistment System বলে। মূলত, তালিকায় থাকে প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা, কোন শিল্পে ব্যবসা করে, কি ধরনের পণ্য বিক্রয় করে ইত্যাদি। এই তালিকা একটি নির্ধারিত সময় অন্তর হালনাগাদ করে থাকে। এই তালিকার বাইরে কোন প্রতিষ্ঠান থেকে কোন পণ্য গ্রহণ করে না।

আপনি যার কাছে থেকে পণ্য গ্রহণ করবেন তার প্রতিষ্ঠান ঝুকিমুক্ত কিনা তা জানতে হয়। ঝুকি এড়ানো বলতে মূলত বুঝানো হয়েছে যে তারা উন্নত মানের পণ্য ও সেবা দেয় কিনা, দেশের আইনকানুন মেনে কাজ করে কিনা, করসংক্রান্ত কার্যক্রম সঠিকভাবে করে কিনা ইত্যাদি। যাতে তাদের থেকে পণ্য কিনে আপনি কোন সমস্যার সম্মুখীন না হন।

SMART হচ্ছে পরিকল্পনা প্রণয়ন করার একটি পদ্ধতিগত প্রক্রিয়া। এর মাধ্যমে পরিকল্পনা গ্রহণ করা হলে উত্তমভাবে সে পরিকল্পনা বাস্তবায়ন করা যায়। এর পূর্ণরূপ নিম্নে উল্লেখ করা হল:

S: Specific

M: Measurable

A: Attainable

R: Realistic

T: Time bound

যদি আপনি এই রূপরেখা মেনে পরিকল্পনা প্রণয়ন করেন তাহলে একটি সুষ্ঠু পরিকল্পনা প্রণয়ন করতে পারবেন। এর পাশাপাশি সহজে বাস্তবায়ন করতে পারবেন।