ই-মেইল লেখার শুরুতেই কিছু বিল্ট-ইন-স্ট্রাকচার ফলো করতে হয়। বিল্ট-ইন-স্ট্রাকচার বলতে ই-মেইল কম্পোজ করার সময় যে To, Cc, Bcc দেখা যায়, অর্থাৎ প্রাপকের তালিকাটি। এরপরই আসে Subject বা ই-মেইলটির মূল বিষয়।

Subject এর পর থাকে অভিবাদন এর জায়গা। অর্থাৎ যাকে ই-মেইলটি লেখা হচ্ছে, তাকে কি ধরনের সম্বোধন করে ই-মেইলের বিষয়বস্তু উপস্থাপন করা হচ্ছে। এরপর ই-মেইলটি সরাসরি চলে যায় E-mail Body তে, অর্থাৎ মূল বিষয়কে একটু ইলাবোরেট করে লেখা। এবং সবশেষে Signature.

প্রফেশনাল ই-মেইলের ক্ষেত্রে যেসব বিষয় মাথায় রাখতে হবে যেমন, To ফিল্ডে যাদেরকেই address করা হচ্ছে, তাদের অবশ্যই ই-মেইলটির রিপ্লাই দেয়া শোভনীয়, যেহেতু তাদের কাছ থেকে রিপ্লাই আশা করা হয়। সেক্ষেত্রে অভিবাদনের বা Greeting এর ভাষা- Dear all, Dear Concern, Dear Team Members -লেখাকে বেশ আকর্ষনীয় করে। 

ততধিক ই-মেইল প্রার্থীদের রাখা হয় Cc (Carbon Copy) ফিল্ডটিতে। তবে এই ফিল্ডে যাদের ই-মেইল অ্যাড্রেস যুক্ত করা হয়, তাদের ভূমিকা অনেকটা দর্শক এর মতন। তারা ই-মেইলের রিপ্লাই দিতেও পারে, নাও দিতে পারে, কোন বাধ্যবাধকতা নেই। কোন ইনফরমেশন বা কনভারসেশন তাদের কর্ণগোচর করতেই কিনা বোধহয় এই Cc ফিল্ডের আগমন!

Bcc বা Blind Carbon Copy সহজ ভাষায়, কোন আইডিকে লুকিয়ে কোন কিছু ইনফর্ম করানো হচ্ছে। এক্ষেত্রে Bcc তে রাখা ব্যক্তির আইডিকে To বা Cc তে রাখা ব্যক্তিগণ দেখতে পারবেন না। খুব বড় লিস্ট বা অনেক মানুষকে একসাথে ই-মেইল পাঠতেও এই ফিল্ডটি ব্যবহার করা হয়।

ইংরেজীতে একটা কথা আছে, ‘Morning shows the day’। একই কথা প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার সময়ও বলা যেতে পারে। সেক্ষেত্রে Subject line পয়েন্ট আউট করবে, একটি ই-মেইল কতটুকু গুরুত্ব বা ভারত্ব বহন করছে। অল্প কিন্তু স্পষ্ট ভাষায় এই ই-মেইল এর Subject line লেখাটাও প্রফেশনাল আচরণের অন্তর্ভুক্ত।

প্রফেশনাল ই-মেইল লেখার ক্ষেত্রে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় জেনে রাখা জরুরি, যেমন, Greetings or salutations বা অভিবাদনের ক্ষেত্রে। এই অভিবাদনটাই E-mail Body তে প্রকাশ করে ই-মেইলটি ফরমাল না ইনফরমাল। যেমন, Hi, Hey, Yo - কোনভাবেই প্রফেশনাল ই-মেইল এর অভিবাদন এর কাতারে ফেলা যায় না। 

আবার অনেক cliche অভিবাদন, যেমন Dear Sir/Madam, To whom it may concern - টাইপ greetings লেখার ক্ষেত্রে অনেকটাই নিরুৎসাহিত করা উচিত। 

আবার এইটিও অবশ্যই খেয়াল রাখতে হয়, ই-মেইল এর শেষ অংশে, Signature ফিল্ডে প্রথম লাইনে যেন নিজের নাম, পরের লাইনে নিজের ডেজিগনেশন বা পদবী এবং প্রতিষ্ঠানের নাম, তৃতীয় লাইনে ফোন নাম্বার এবং ওয়েবসাইট লিংক (যদি থাকে) এবং সবশেষ লাইনে সোশাল মিডিয়ার আইকনগুলোর সাথে লিংক জেনারেট করে দেয়া হয়েছে কিনা। এটি অনেকটা বিদায় ধ্বনির মতন। শেষ ভালো যার, সব ভালো তার।

সর্বশেষ, ই-মেইলটি যেন প্রচুর তথ্যবহুল না হয়। খুব অল্প কথায় জরুরী ইনফরমেশন এবং স্পষ্ট ফরমাল ভাষায় প্রফেশনাল ই-মেইল লিখতে হয়।

Reply-To-All এবং Reply দুটো ক্ষেত্রই প্রফেশনার ই-মেইল এর ক্ষেত্রে বহুল ব্যবহৃত। Reply-to-all তখনই ব্যবহার করা উচিত যখন রিপ্লাইকারীর উত্তর আদতে সবার জন্যই প্রয়োজনীয়। কিন্তু সাধারন ‘Thank you’, ‘Received with thanks’, কিংবা ‘Thanks’ টাইপের রিপ্লাই দেবার জন্য Reply-to-all টুল ব্যবহার করা উচিত নয়, Reply টুলটি ব্যবহার করা উচিত।